Når forandringsprocesser fører til læring
Medicom Innovation Partner håndterer afvigelser og forandringsprocesser i praksis med fokus på kollegainddragelse og uddannelse. Læs hvordan i dette interview.
Medicom Innovation Partner A/S producerer medicinsk udstyr. Dette er anden del af et interview med QA-chef Søren Lyngsø-Petersen fra Medicom Innovation Partner – en virksomhed med 85 ansatte, der laver medicinsk udstyr. Du kan læse mere om virksomheden i første del her.
Støder på afvigelser
Jeg spurgte Søren Lyngsø-Petersen, hvordan de håndterer afvigelser. Her sagde han, at alle afvigelser rapporteres i virksomhedens afvigelsessystem. Hvis afvigelsen er et meget specifikt problem, fortæller Søren Lyngsø Petersen, at et af de vigtigste elementer i deres CAPA-proces er årsagsanalyse. Her involverer de specifikt folk, der ved noget om afvigelsen. Når al viden er på plads, implementeres de forebyggende handlinger. Han siger: Det løses med det samme, men hvis det er et mere generelt problem, der påvirker andre områder, igangsættes en CAPA (Corrective And Preventive Action).
Søren Lyngsø Petersen fortæller, at et af de vigtigste elementer i deres CAPA-proces er årsagsanalyse. Her involverer de specifikt folk, der ved noget om afvigelsen. Når al viden er på plads, implementeres de forebyggende handlinger. Han siger:
“Det er en meget struktureret proces, som myndighederne kræver, at vi kører meget stramt. En af de sværeste ting kan til dels være den årlige analyse, men vi har værktøjer til at hjælpe os med det. Det sværeste er at måle effektiviteten af vores forbedringer.”
Måling af effektivitet er et område, der har fået meget fokus i Medical Device-industrien. Derfor er den stringente proces med til at sikre, at fejl og udfordringer løses på den mest hensigtsmæssige og effektive måde.
Søren Lyngsø Petersen fortæller, at afvigelser ofte medfører en opdatering af procedurer eller aftaler, og ofte – hvis ikke altid – medfører det også en opdatering af deres QMS-system:
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
“Så snart vi opdaterer en QMS-procedure, anvendes den i hele virksomheden. På den måde sikrer vi, at erfaring med en enkelt afvigelse bliver til træning, der kommer alle andre til gode. Det er tricket.”
Søren Lyngsø-Petersen tilføjer, at alle også får besked om opdateringer og ændringer i QMS-systemet via deres elektroniske system og e-mail. Her bliver alle bedt om at læse den opdaterede procedure og elektronisk bekræfte, at denne er blevet læst og forstået.
I samarbejde med den QA-ingeniør, der er tilknyttet det enkelte projekt, er QA-afdelingen ansvarlig for, at alle forandringsprocesser implementeres korrekt. Derudover har de også interne audits, hvor de følger op og sikrer, at alle er bekendt med de nyeste procedurer.
Sådan implementeres forandringsprocesser
Jeg spurgte Søren Lyngsø-Petersen, hvordan de integrerer forandringsprocesserne i praksis. Her beskrev han en konkret forandringsproces fra deres produktion, hvor de skulle implementere nye krav til skobeskyttelse:
“Og det var en reel forandringsproces, fordi der i 20 år nu ikke var noget krav om at bruge skobeskyttelse”.
Han fortæller, at udfordringen i denne forandringsproces var at inddrage alle produktionsmedarbejdere i processen, så de kunne påvirke de beslutninger, der ville påvirke deres arbejdsgange. Dette blev gjort i kombinerede møder og ved at bruge produktionsteamlederen som bindeled mellem ledelse og produktionsmedarbejdere. Søren Lyngsø-Petersen oplyste, at han derudover hele tiden havde fokus på at anmelde produktionen direkte, når der blev truffet beslutninger. Søren Lyngsø-Petersen forklarer, at ændringen er sket uden problemer og konkluderer:
“Så jeg er tilhænger af inklusion, i det omfang det er muligt”.
Sådan lød det sidste ord denne gang fra Søren Lyngsø-Petersen, QA manager hos Medicom Innovation Partner A/S. Vi kommer snart tilbage med en anden sag og et nyt perspektiv.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Hyppigt stillede spørgsmål
De specifikke strategier, der blev indført for at forbedre effektiviteten hos MediCom, handlede primært om at implementere Gluus platform og digitalisere deres arbejdsgange. MediCom gik fra at bruge manuelle, papirbaserede processer til at fokusere på digital automatisering for at strømline driften og forbedre effektiviteten. Denne overgang blev gjort lettere af fleksibiliteten og tilpasningsevnen i Gluus platform, som var afgørende for at håndtere ændringerne.
Den komplette transformation af MediComs forandringsprocesser varede omkring to år. I 2017 påbegyndte organisationen en rejse for at revidere sin praksis, og størstedelen af ændringerne blev implementeret i løbet af det første år. Det næste år blev brugt på at forfine disse ændringer og sikre, at de blev fuldt integreret i de daglige procedurer.
Hvad angår succesen med Gluus implementering, er der faktisk flere målinger, der viser dens effekt. For eksempel var der en betydelig reduktion i manuelt administrativt arbejde, hvilket peger på en effektivitetsforøgelse i ikke-kliniske operationer. Ifølge medarbejderne var der desuden en mærkbar forbedring i samarbejdet og kommunikationen på tværs af afdelingerne, hvilket førte til smidigere og mere effektive arbejdsgange. Selvom de præcise tal ikke er blevet offentliggjort, viser den positive feedback tydeligt, at implementeringen af Gluus platform i MediComs workflow-processer er lykkedes.
